ある案件で、どうしても協力会社と綿密なスケジュールの確認が行いたい時ってありませんか？おそらくどんな業種の方であろうと、そんな風に思ったことは1度や2度ではないはず。わたしもつい先日、心底そう思う機会があったので、現在ベータ版でサービス公開中のGoogle カレンダーを使いコレを実現してみることにしました。公開されてからもう1年以上経っているGoogle カレンダー、大分今さらな感じもするんですが…。
スケジュール管理というと、社内グループウェアなどは多くの方にとって馴染み深いと思われますが、Google カレンダーの良いところはLANとかVANを越えたグローバルな共有性を簡単に手に入れられる事でしょう。
現代のワークスタイルの変化として、
- 在宅勤務
- 業者間連携
- モバイル
- クライアントとの情報共有
などなど、企業や人、そして仕事の流れ…繋がりがどんどん複雑化してきています。だからこそ冒頭に述べたようなスケジュール情報のシェアという問題が大きくなってきているのだと思います。
Google カレンダーにはマイカレンダーを複数登録することが出来ます。それを色分けし視覚的に見やすいスケジュール帳として使う事のほかに、それぞれのカレンダーがレイヤー風に分けて表示することも出来ます。使う人によってはグループウェア的に、社員さんごとのスケジュールをリーダーが統括管理するために利用したり、あるいはクライアントごとに管理したり、と様々な使い方が出来ます。
私の場合、業者間連携という目的で、あるプロジェクトの進捗を協力会社同士で共有できるように、自分のスケジュールカレンダーとは別にマイカレンダーをつくってみました。カレンダー（スケジュール共有）の心配は、
- 自分のスケジュールが見られてしまわないの？
- 不特定多数の人に共有カレンダーが見られてしまわないの？
という2点だと思いますが、それはもちろん心配ありません。
でも気をつけないとということで、業者間やクライアントとの共有カレンダーの作成の流れを少し。
- カレンダーの追加メニューから、新しいカレンダーの作成を選択
- 作成画面で、自分が招待した人以外にはカレンダーを誰にも公開しないにチェックを入れ
- 共有したいユーザーを追加し作成
たったコレだけです。もちろん共有ユーザーは後からでも追加可能です。（googleアカウントは必要）
またGoogle カレンダーにはその他の機能として、
- 予定リストのメール配信やメンバーへの召集連絡
- ical形式(.ics)データのインポートやアウトプット
- XMLでのフィード
などもあるので、さらに色々な使い方が期待できますね。
ウェブサイト上に稼動スケジュールを入れたり、ブログパーツとして予定を貼り付けたり…。
いずれにせよ、今後面白い事例が見られるようになって来るはずですね。